1. Kto jest administratorem Twoich danych?


Administratorem Twoich danych osobowych jest spółka pod firmą Smart Monitoring sp. z o.o. z siedzibą w Kielcach, ul. Szczecińska 34, 25-345 Kielce, NIP: 9512383090, REGON: 147378724 wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Kielcach, X Wydział Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000520891 (zwana dalej “Administratorem”).


Możesz się z nami skontaktować elektronicznie na adres poczty elektronicznej biuro@smart-monitoring.pl lub pisemnie na adres naszej siedziby ul. Szczecińska 34, 25-345 Kielce Inspektorem Ochrony Danych osobowych jest Milena Zapała, milena.zapala@smart-monitoring.pl


2. Bezpieczeństwo danych osobowych

Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z postanowieniami

Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej “RODO”) oraz zgodnie z brzmieniem Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. Administrator stosuje techniczne (m.in. szyfrowanie, pseudonimizacja, kontrola dostępu, ochrona sieci i infrastruktury, kopie zapasowe) i organizacyjne (m.in. procedury, polityka bezpieczeństwa, szkolenia) środki bezpieczeństwa mające na celu zapewnić odpowiednią ochronę Twoich danych osobowych.


3. Jakie dane zbieramy ? Cele i podstawy prawne oraz okres
przetwarzania danych osobowych.


Twoje dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

1) Realizacja umowy lub działania przed jej zawarciem: założenie konta w Aplikacji, administrowanie Aplikacją, świadczenie usług SaaS (dostarczanie oprogramowania przez internet/Aplikację), wsparcie techniczne.

Zakres przetwarzanych danych osobowych:


● imię i nazwisko, dane Usługodawcy w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej,
● adres poczty elektronicznej,
● numer telefonu,

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO,

Okres przetwarzania danych: przez czas trwania umowy/świadczenia usług oraz do końca trwania okresu przedawnienia roszczeń. Podanie jest dobrowolne, lecz konsekwencją odmowy ich podania będzie brak możliwości zawarcia Umowy.


2) Postępowania reklamacyjne: przetwarzanie danych przekazanych w reklamacji oraz w związku z przedmiotem reklamacji.


Zakres przetwarzanych danych osobowych:

● imię i nazwisko, dane Usługodawcy w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej,
● adres poczty elektronicznej,

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO,

Okres przetwarzania danych: do czasu zakończenia postępowania reklamacyjnego, do końca trwania okresu przedawnienia roszczeń. Podanie ww. danych osobowych, jest dobrowolne, lecz jest warunkiem otrzymania odpowiedzi na reklamację.


3) Kontakt i odpowiedzi na zapytania: przetwarzanie danych z formularzy kontaktowych.

Zakres przetwarzanych danych osobowych:

● imię i nazwisko, dane Usługodawcy w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej,
● adres poczty elektronicznej,
● numer telefonu,

Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes (m.in. obsługa korespondencji) – art. 6 ust. 1 lit. f RODO,

Okres przetwarzania danych: przez czas trwania umowy/świadczenia usług.

Podanie ww. danych osobowych, jest dobrowolne, lecz jest warunkiem
otrzymania odpowiedzi na zapytania.

4) Marketing bezpośredni: przesyłanie newslettera lub informacji o nowych funkcjonalnościach oprogramowania.

Zakres przetwarzanych danych osobowych:

● imię i nazwisko, dane Usługodawcy w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej,
● adres poczty elektronicznej,
● numer telefonu,

Podstawa prawna: zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO

Okres przetwarzania danych: do czasu cofnięcia zgody.

Podanie danych jest dobrowolne.


5) Dochodzenie i obrona przed roszczeniami: przechowywanie danych na wypadek sporów prawnych.

Zakres przetwarzanych danych osobowych:

● imię i nazwisko, dane Usługodawcy w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej,
● adres poczty elektronicznej,
● numer telefonu,

Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, Okres przetwarzania danych: do końca trwania okresu przedawnienia roszczeń.

Podanie ww. danych osobowych jest dobrowolne, lecz jest ono niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami mogącymi powstać w związku z wykonywaniem Umów zawartych z Administratorem.


6) Wypełnianie obowiązków prawnych: wystawianie faktur i prowadzenie księgowości.

Zakres przetwarzanych danych osobowych:

● imię i nazwisko, dane Usługodawcy w zakresie prowadzonej
działalności gospodarczej,
● adres poczty elektronicznej,
● numer telefonu,

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO,Okres przetwarzania danych: przez okres 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku za rok poprzedni. Podanie ww. danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do wykonania ww. obowiązków.


4. Odbiorcy danych


Twoje dane mogą być przekazywane podmiotom, z którymi współpracujemy, aby zapewnić ciągłość świadczonych usług, w tym wsparcia technicznego (podmioty przetwarzające), w szczególności:


1) podmiotowi będącemu wytwórcą oprogramowania,
2) dostawcą hostingu i infrastruktury chmurowej,
3) podmiotowi będącemu właścicielem serwerów Aplikacji,
4) dostawcą narzędzi do analityki i marketingu (np. Google Analytics),
5) podmiotom świadczącym usługi księgowe i prawne.


5. Profilowanie


Profilowanie to zautomatyzowane przetwarzanie danych osobowych (np. historii wyszukiwania, zakupów), służące do oceny cech lub zachowań danej osoby. Pozwala to na tworzenie wirtualnych profili użytkowników w celu prognozowania ich zainteresowań, preferencji czy zachowań ekonomicznych, najczęściej wykorzystywanych w celach marketingowych.


Chcemy kierować do Użytkowników marketing bezpośredni w sposób dostosowany jego preferencji, w tym celu Administrator będzie przetwarzał Twoje dane osobowe w sposób zautomatyzowany, w tym także je profilował, bez wywoływania żadnych skutków prawnych. Profilowanie wykonywane będzie jedynie w zakresie aktywności użytkownika w Aplikacji oraz danych do niej wprowadzonych. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w powyższym celu jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, zgodnie z którym Administrator może przetwarzać dane osobowe w celu realizacji swojego prawnie uzasadnionego interesu, w tym przypadku prowadzenia działań marketingowych dopasowanych do preferencji odbiorców.


Zwracamy uwagę, iż podanie ww. danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji ww. celu (konsekwencją ich niepodania będzie niemożność prowadzenia przez Administratora działań marketingowych dopasowanych do preferencji odbiorców). Przetwarzanie danych osobowych przez Administratora wykonywane będzie do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania.


6. Przekazywanie danych poza EOG


Jeśli korzystamy z dostawców spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (np. z USA), zapewniamy bezpieczeństwo danych poprzez stosowanie

Standardowych Klauzul Umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską oraz przeprowadzanie oceny skutków transferu (TIA).


7. Jakie przysługują Tobie prawa ?


W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Tobie następujące uprawnienia:


1) dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii. Wydanie pierwszej kopii danych jest darmowe, za kolejne Administrator może naliczyć opłatę.
2) sprostowania (poprawienia) danych, w przypadku, gdy przetwarzane dane staną się nieaktualne lub niekompletne,
3) usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), w przypadkach, gdy:
a) odpadnie cel ich przetwarzania przez Administratora,
b) cofnięta została zgoda na przetwarzanie danych, z wyłączeniem sytuacji w której Administrator może w dalszym ciągu przetwarzać dane na innej podstawie prawnej,
c) przetwarzanie jest niezgodne z prawem,
d) na Administratorze ciąży obowiązek prawny ich usunięcia,
4) ograniczenia przetwarzania danych, w przypadku, gdy uznasz, że dalsze przetwarzanie danych jest nieprawidłowe i przetwarzanie jest niezgodne z prawem. Uprawnienie przysługuje także w przypadku, gdy Administrator nie powinien już potrzebować tych danych. W takiej sytuacji możesz żądać, aby dane były przetwarzane przez określony, potrzebny czas m.in. celem sprawdzenie poprawności danych lub dochodzenia roszczeń. Administrator może jedynie przechowywać te dane, bez dokonywania na nich żadnych operacji.
5) przeniesienia danych do innego administratora,
6) sprzeciwu wobec przetwarzania (szczególnie w celach marketingowych),
7) cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na legalność
wcześniejszego przetwarzania).


Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa)


8. Pliki Cookies


Aplikacja Entrykeeper korzysta z plików cookies oraz podobnych technologii (np. local storage), które są zapisywane na urządzeniu końcowym Użytkownika.


Pliki cookies wykorzystywane są w następujących celach:

● zapewnienia prawidłowego działania Aplikacji (cookies niezbędne),
● analizy ruchu i statystyk korzystania z Aplikacji (cookies analityczne),
● prowadzenia działań marketingowych, w tym dopasowania treści
reklamowych (cookies marketingowe).

Rodzaje wykorzystywanych cookies w Aplikacji:


1) Cookies niezbędne
Są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Aplikacji i nie wymagają zgody Użytkownika. Ich wyłączenie może uniemożliwić korzystanie z Aplikacji.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu działania Aplikacji)


2) Cookies analityczne
Umożliwiają analizę sposobu korzystania z Aplikacji (np. liczba użytkowników, czas trwania sesji). Podstawa prawna: zgoda Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)


3) Cookies marketingowe
Służą do prowadzenia działań marketingowych, w tym profilowania i dopasowania treści reklamowych do preferencji Użytkownika. Podstawa prawna: zgoda Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)


Zarządzanie cookies:
Podczas pierwszej wizyty w Aplikacji Użytkownikowi wyświetlany jest komunikat (tzw. banner cookies), umożliwiający:
● wyrażenie zgody na wszystkie cookies,
● odmowę zgody na cookies analityczne i marketingowe,
● zarządzanie preferencjami cookies według kategorii. Użytkownik może w każdym czasie zmienić ustawienia cookies:
● poprzez ustawienia dostępne w Aplikacji,
● lub za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej.


Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.


Narzędzia zewnętrzne:


Administrator może korzystać z narzędzi analitycznych i marketingowych dostarczanych przez podmioty trzecie, takie jak:


● Google Analytics (Google LLC),
● Google Ads (Google LLC),
● Google Tag Manager (Google LLC),
● Google Search Console (Google LLC),
● Site Kit od Google (Google LLC),
● WooCommerce (Automattic Inc.),
● Woodmart Core (XTemos Studio),
● Complianz | GDPR/CCPA Cookie Consent (Really Simple Plugins),
● Contact Form 7 (Rock 7 Inc.),
● Mailchimp (Intuit Inc.),
● MC4WP (ibericode),
● WordPress (Automattic Inc.).


Podmioty te mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku Administrator zapewnia odpowiednie zabezpieczenia, w szczególności poprzez stosowanie Standardowych Klauzul Umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.


Okres przechowywania plików cookies:


● jako cookies sesyjne – do momentu zakończenia sesji przeglądarki,
● jako cookies trwałe – przez okres określony w ich parametrach lub do momentu ich usunięcia przez Użytkownika.


9. Pozostałe


W pozostałych kwestiach, które nie zostały uregulowane Polityką, zastosowanie mają pozostałe obowiązujące przepisy prawa, w szczególności RODO.